Informations légales
Politique de confidentialité
Les données que le CINUP collecte, pourquoi, combien de temps il les garde et comment exercer vos droits.
Dernière mise à jour :
Responsable du traitement
Comité interuniversitaire des Nations Unies de Paris (CINUP), joignable à l’adresse secretariat@cinup.fr
Formulaire de contact
- Finalité
- Répondre aux messages envoyés par le formulaire de contact et les transmettre à l’équipe concernée.
- Base légale
- Intérêt légitime du CINUP à répondre aux personnes qui lui écrivent (RGPD, article 6, paragraphe 1, f).
- Données traitées
- Nom, adresse e-mail, sujet et message. Pour limiter les envois abusifs, une empreinte non réversible de votre adresse IP, jamais l’adresse elle-même.
- Caractère obligatoire
- Tous les champs sont obligatoires : sans eux, nous ne pouvons pas vous répondre.
- Destinataires
- L’équipe du CINUP concernée par le sujet (secrétariat, pôle Diplomatie, services aux délégués du PIMUN ou Relations publiques).
- Durée de conservation
- Le message : 6 mois après la réception, puis effacement. L’empreinte de l’adresse IP : effacée à la fin de l’heure de l’envoi.
- Décision automatisée
- Aucune
Inscriptions aux événements
À l’ouverture des inscriptions en ligne
- Finalité
- Gérer les candidatures aux événements du CINUP, la sélection des participants et l’envoi des messages liés à l’inscription.
- Base légale
- Exécution de l’adhésion et des conditions de participation acceptées à l’inscription (RGPD, article 6, paragraphe 1, b).
- Données traitées
- Prénom, nom, e-mail, téléphone, motivation, association (ou adhésion externe, ou bureau du CINUP) et confirmation de disponibilité ; les réponses aux questions que le bureau ajoute à un événement, qui ne portent jamais sur une donnée sensible ; pour certains événements, les champs demandés par l’hôte.
- Caractère obligatoire
- Les champs marqués comme obligatoires sur le formulaire : sans eux, la candidature ne peut pas être étudiée.
- Destinataires
- Le bureau du CINUP et le pôle qui organise l’événement.
- Durée de conservation
- 12 mois après la fin de l’événement, puis suppression.
- Décision automatisée
- Aucune
Registre des adhérents externes
À l’ouverture des inscriptions en ligne
- Finalité
- Savoir qui est adhérent externe du CINUP pour l’année universitaire, afin de vérifier l’accès aux événements réservés aux membres.
- Base légale
- Exécution de l’adhésion (RGPD, article 6, paragraphe 1, b).
- Données traitées
- Prénom, nom, adresse e-mail, date d’adhésion et fin de validité, et l’origine de l’entrée (HelloAsso, import ou saisie par le bureau).
- Caractère obligatoire
- Ces données viennent de votre adhésion sur HelloAsso, ou du bureau si vous avez adhéré autrement.
- Destinataires
- La présidence, le secrétariat général et la trésorerie du CINUP. Les responsables de pôle voient seulement si une candidature correspond à une adhésion.
- Durée de conservation
- Un an après la fin de validité de l’adhésion, puis suppression.
- Décision automatisée
- Aucune
Historique de participation
À l’ouverture des inscriptions en ligne
- Finalité
- Répartir équitablement les places entre les candidats, d’un événement à l’autre.
- Base légale
- Intérêt légitime du CINUP à une sélection équitable (RGPD, article 6, paragraphe 1, f). Aucune décision n’est prise automatiquement.
- Données traitées
- Les candidatures, les sélections, les présences et les désistements, calculés à partir des inscriptions conservées.
- Caractère obligatoire
- Aucune donnée supplémentaire n’est demandée.
- Destinataires
- Les membres du bureau chargés de la sélection, selon leur rôle.
- Durée de conservation
- Les mêmes durées que les inscriptions : l’historique disparaît avec elles.
- Décision automatisée
- Aucune
Données d’identité pour les institutions hôtes
À l’ouverture des inscriptions en ligne
- Finalité
- Transmettre à l’ambassade ou à l’institution qui reçoit la délégation la liste nominative qu’elle exige pour l’accès à ses locaux.
- Base légale
- Votre demande de participation à la visite ; pour une mission diplomatique étrangère, transfert nécessaire à l’exécution de cette demande (RGPD, article 49, paragraphe 1, b).
- Données traitées
- Nationalité, date de naissance, type, numéro et date d’expiration de la pièce d’identité. Ces champs sont chiffrés.
- Caractère obligatoire
- Obligatoires pour les seules visites dont l’hôte les exige : sans eux, l’hôte refuse l’accès.
- Destinataires
- Le pôle qui organise la visite, puis l’institution hôte, pour les seuls participants acceptés.
- Durée de conservation
- Effacement automatique 30 jours après la fin de l’événement (au plus 90 jours selon l’événement).
- Décision automatisée
- Aucune
Comptes d’administration
À l’ouverture des inscriptions en ligne
- Finalité
- Permettre aux membres du bureau d’accéder à l’espace d’administration du site.
- Base légale
- Intérêt légitime du CINUP à administrer son site (RGPD, article 6, paragraphe 1, f).
- Données traitées
- Nom, adresse e-mail, rôle, empreinte du mot de passe (jamais le mot de passe lui-même), dates de connexion, essais de connexion refusés et journal des actions.
- Caractère obligatoire
- L’adresse e-mail est obligatoire pour recevoir le lien de connexion.
- Destinataires
- Le président et le pôle Informatique.
- Durée de conservation
- Désactivation à la passation, suppression 1 an après ; journal d’audit conservé 3 ans.
- Décision automatisée
- Aucune
Demandes d’exercice des droits
À l’ouverture des inscriptions en ligne
- Finalité
- Répondre aux demandes d’accès et d’effacement des données.
- Base légale
- Obligation légale (RGPD, article 6, paragraphe 1, c).
- Données traitées
- Adresse e-mail, type de demande, dates de la demande et de la réponse.
- Caractère obligatoire
- L’adresse e-mail est nécessaire pour vérifier la demande.
- Destinataires
- Le président et le secrétariat général.
- Durée de conservation
- Le temps de traiter la demande, puis 1 an pour en garder la preuve.
- Décision automatisée
- Aucune
Journaux techniques du serveur
- Finalité
- Assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site.
- Base légale
- Intérêt légitime du CINUP à protéger son site (RGPD, article 6, paragraphe 1, f).
- Données traitées
- Adresse IP, date, page demandée, navigateur. Les erreurs sont enregistrées sans le contenu des formulaires.
- Caractère obligatoire
- Collectées automatiquement par toute visite.
- Destinataires
- L’hébergeur du site et le pôle Informatique.
- Durée de conservation
- 30 jours.
- Décision automatisée
- Aucune
Prestataires et transferts
Le CINUP privilégie des prestataires qui hébergent les données dans l’Union européenne. Les prestataires et le mécanisme de chaque transfert éventuel sont listés ci-dessous.
| Service | Rôle | Région | Mécanisme de transfert |
|---|---|---|---|
| Railway | Héberger le site cinup.fr et tout ce qu’il garde : l’application, sa base de données Postgres, ses fichiers (photographies, documents, sauvegardes) et ses tâches programmées. | Union européenne : Amsterdam, Pays-Bas (région EU West Metal de Railway) | Railway est une société américaine : cadre de protection des données UE-États-Unis, ou à défaut clauses contractuelles types de la Commission européenne (accord de traitement des données, article 9.2) Contrat de sous-traitance, accepté le 14 novembre 2026 |
| Google Workspace | Les boîtes cinup.fr, d’où le bureau écrit aux personnes : réponses aux messages, résultats de sélection, demandes d’exercice des droits. Le site lui-même n’envoie aucun e-mail. | Aucune région garantie : les données peuvent être traitées dans tout pays où Google ou ses sous-traitants ont des installations (avenant de Google Cloud sur le traitement des données, article 10.1) | Google LLC est une société américaine certifiée au cadre de protection des données UE-États-Unis, ou à défaut clauses contractuelles types de la Commission européenne (avenant de Google Cloud sur le traitement des données, appendice 3, article 4.1) |
| Cloudflare Turnstile | Vérifier qu’un formulaire est envoyé par une personne et non par un robot (fonction optionnelle). | Réseau mondial de Cloudflare : les données peuvent être traitées hors de l’Union européenne (accord de traitement des données de Cloudflare, article 6.1) | Cloudflare, Inc. est une société américaine certifiée au cadre de protection des données UE-États-Unis, ou à défaut clauses contractuelles types de la Commission européenne (accord de traitement des données de Cloudflare, articles 6.2 et 6.4) |
Décisions automatisées
Aucune décision produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé : chaque sélection est faite par un membre du bureau.
Vos droits
Vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, vous y opposer, demander leur portabilité et définir des directives sur leur sort après votre décès. Écrivez au secrétariat ; nous répondons dans un délai d’un mois.
Demander vos données ou leur effacement
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, ou sur cnil.fr.
Sauvegardes
Les sauvegardes de la base de données suivent une rotation de 30 jours : une donnée effacée disparaît des sauvegardes au plus tard 30 jours après.
Cookies et traceurs
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